Box Arsip atau box file berbentuk kotak empat persegi panjang. Untuk menjamin adanya sirkulasi udara pada setiap Box Arsip atau file, harus memiliki lubang ventilasi udara. Ventilasi udara dibuat dengan cara melubangi sisi depan dan belakang Box Arsip atau file. Lubang ventilasi udara untuk Box besar berdiameter 3 cm, untuk Box kecil berdiameter 2,5 cm.

Fungsi Box Arsip atau file yaitu untuk menyimpan Arsip atau file(didalam folder) sehingga Arsip atau file mudah disimpan dan ditemukan kembali secara efektif dan efisien. Box Arsip atau file memiliki kapasitas yang berbeda sesuai dengan lebar Box Arsip. Setiap Box Arsip  kecil diisi maksimal 8 cm. dan untuk Box Arsip atau file besar diisi maksimal 18 cm. Arsip atau file ditata secara vertical dalam Box Arsip atau file. Warna Dasar Box Arsip atau file Coklat, Coklat Muda, Biru Muda Bisa juga Warna lain yang tidak menyilaukan atau terlalu gelap

Untuk memudahkan pengambilan dan pengembalian Arsip atau file, setiap Box Arsip tidak diisi terlalu penuh. Agar Arsip atau file tetap pada posisi vertikal dan tidak melengkung, setiap Box Arsip atau file tidak diisi terlalu sedikit. Toleransi kekosongan setiap Box Arsip atau file lebih kurang 1 cm. Box Arsip atau file disimpan dan ditata pada rak Arsip atau file (rak statis, rak bergerak).